Printen, kopieren en duurzaamheid

Voor veel organisaties behoort een duurzamere bedrijfsvoering tot de speerpunten. Expireren uw contracten in 2009 of 2010 dan kan de reductie op milieubelasting al gauw oplopen tot 25%. Naast besparen op CO2 uitstoot bespaart u bovendien aanzienlijk op de integrale documentverwerkingskosten.

Tip 1: PRINT GREENER: produceer niets wat nog niet op korte termijn gebruikt gaat worden.

Bio Intelligence Services heeft in opdracht van Lexmark onderzoek gedaan naar de milieubelasting volgens de levenscyclus-analyse methode. Hierbij worden alle aspecten, productie, gebruik en gebruiksmiddelen meegenomen. de onderzochte printer is de Lexmark  X7675 inktjet printer.Hierdoor zijn voor het eerst cijfers beschikbaar.

Uit het onderzoek blijkt dat 68% van de totale milieubelasting wordt veroorzaakt tijdens de gebruiksfase. Onderverdeeld in:

• 47% papier verbruik
• 10% energie verbruik
• 11% cartridge verbruik

Deze cijfers zullen niet voor alle systemen gelijk zijn, maar zijn een eerste indicatie voor het opstellen van een Duurzaamheids Business Case.

Kiezen voor duurzaamheid

Organisaties die duurzaamheid een belangrijk criterium vinden bij de aanschaf van printers en multifunctionals:

1. kies voor apparatuur die voldoet aan de energie-star voorwaarden
2. kies voor apparatuur met een lange levensduur
3. kies voor apparatuur die te onderhouden zijn met weinig afval
4. kies voor apparatuur met een lage energiewaarde (bezettingsgraad, volume, snelheid, functionaliteit)
5. kies voor leveanciers die zelf duurzaam en mvo opereren
6. kies voor een oplossing met follow-me concept
7. kies voor dubbelzijdige documenten als beleidsnorm
8. kies voor print on demand als beleidsnorm
9. kies voor een duurzame huisstijl
10. kies voor duurzamer papier
11. doe een duurzaamheidsscan

Duurzaam fleetmanagement

De apparatuur die nu op de markt wordt gebracht is aanzienlijk duurzamer dan de oudere generatie. Het is dus raadzaam de gehele printerpopulatie te vervangen en oude apparauur niet te laten staan omdat deze nog steeds ‘werkt’. Bij het afdrukbeleid gaat het dus om duurzaam integraal fleetmanagement voor printen kopieren, scannen en faxen.

De hoeveelheid apparatuur speelt een belangrijke rol in de milieubelasting. In veel organisaties staat veel te veel apparatuur met een veel te lage bezettingsgraad. Een bezettinggraad van 3-6% is vrij normaal en een mens-machine verhouding van meer dan 2-1 ook, terwijl minimaal 20-1 ook goed functioneert. De meeste apparatuur staat echter wel continue aan en de hardware zelf is goed voor 32% van de milieubelasting.  Minder apparatuur is het advies, meer gebruik maken van multifunctionele systemen voor afdelingen. Overigens niet alleen voor het milieu maar ook voor de arbo, de medewerker laten bewegen,  en de oplossing voor kantoren met flexibele werkplekken.

Follow-me levert aanzienlijke bijdrage aan duurzaamheid

1. Gemak: Met het follow-me concept kiest de gebruiker altijd dezelfde printer, ongeacht zijn flexibele werkplek. Geen prints naar de verkeerde printer. Bij flexwerkplekken komt dit regelmatig voor.
2. Security: Bij de printer identificeert de gebruiker zich en worden zijn verzamelde printopdrachten geprint.
3. Clean Desk: Geen afdrukken door elkaar van verschillende gebruikers, dus geen stapels die blijven liggen naast de printer. Gemiddeld wordt 10-20% van de afdrukken nooit opgehaald.
4. Slim: Bij follow-me worden opdrachten in de printerwachtrij automatische verwijderd indien een bepaalde tijd is verstreken.

Met een afdrukreductie van 10% door follow-me kan al snel 6,8% worden bespaard op de milieubelasting.

Dubbelzijdig en 2-up leveren grote bijdrage aan duurzaamheid

Door het afdrukken van dubbelzijdig standaard te maken in de organisatie kan veel op papier worden bespaard. Daarnaast wordt er ook minder afval gegenereert, kunnen portokosten lager uitvallen, en zijn de archiefkosten en ruimtebeslag lager. Met 2-up zijn documenten nog steeds leesbaar (1 pagina in plaats van 4 losse pagina’s

1. stel dubbelzijdig default in op de printerdrivers. Gebruikers moeten dan bewust kiezen voor enkelzijdig
2. onderstreep het belang in de duurzaamheidscampagne. Enkelzijdig is ‘ not done’ in een duurzame ondernemening
3. stem uw huisstijl af op dubbelzijdig
4. verlang van uw leveranciers dubbelzige documenten (of digitaal)
5. promote andere duurzame afdrukvormen, waaronder 2-up printen en preview voor printen

Duurzamer papier

De papier industrie heeft de afgelopen jaren al veel aandacht geschonken aan het verbeteren van de duurzaamheid van papier.

1. kies voor recycled papier,
2. kies papier dat niet stoort op uw afdrukapparatuur
3. kies voor papier met FSC keurmerk
4. kies voor 70 grams in plaats van 80 grams (in de verenigde staten al bijna de standaard)
5. kies voor hetzelfde papier voor printen in kantoor, productie en offset drukken
6. zorg voor goede inzameling van gebruikt papier. Kantoorpapier kan 6 tot 7 keer worden hergebruikt

Duurzaamheidsscan printen

• Welke van de bovenstaande tips en uitgangspunten heeft u al in beleid omgezet?
• Welke maatregelen kunnen en moeten nog genomen worden?
• Heeft u een visie en strategie over documentverwerking?
• Heeft u een meerjarig uitvoerings programma?
• Heeft u al een operationeel programma om uw medewerkers te ondersteunen?

Bron www. docufacts.nl

Printkosten fors omlaag met zuinige letter

Een leuk artikel van de automatiseringsgids over hoe je kan besparen op printkosten met het juiste lettertype!

QUOTE

De letterkeuze heeft grote invloed op de printkosten, blijkt uit een recente test. Ten opzichte van de veelgebruikte letter Arial kunnen de kosten 35 procent omlaag.

Het inkt- en tonerverbruik van 10 populaire fonts werd onderzocht bij het printen van een voorbeeldbrief op A4-formaat. Het zuinigste font blijkt ‘Century Gothic’, een modern font dat bij Windows standaard wordt meegeleverd. Het presteert zelfs beter dan het ecofont, het onlangs gelanceerde font dat speciaal werd ontwikkeld om zuinig te printen.

Het onderzoek is uitgevoerd met de Canon Pixma MP 210 inkjetprinter, als voorbeeld van een printer die veel privé wordt gebruikt, en met de bij kleine bedrijven veel te vinden Brother HL-2030-laserprinter. De brief werd met standaardinstellingen van de printer op 600 bij 600 dots per inch afgedrukt. De lettergrootte werd afhankelijk van het font ingesteld op 10 of 11 punt, om te bewerkstelligen dat de paginavulling voor alle fonts bij de modelbrief vergelijkbaar is. Vervolgens werd gemeten wat de dekking is van de pagina, ofwel hoeveel inkt of toner wordt gebruikt voor het afdrukken van de pagina.

Jaarlijkse inktkosten bij 25 (privé) en 250 (zakelijk) afdrukken per week
Font	Grootte	Dekking	Kosten per jaar privé	Kosten per jaar zakelijk
Century Gothic	10	2,96%	36,82	161,64
Ecofont	10	3,17%	39,43	173,11
Times Roman	11	3,25%	40,43	177,48
Calibri	11	3,44%	42,79	187,85
Verdana	10	3,89%	48,39	212,43
Sans Serif	11	4,38%	54,48	239,19
Trebuchet	11	4,43%	55,10	241,92
Arial*	11	4,47%	55,60	244,10
Tahoma	11	4,68%	58,21	255,57
Franklin Gothic Medium	11	4,97%	61,82	271,40

Het verschil in dekking impliceert dat ook de kosten van printen uiteenlopen. De bedragen in de tabel zijn berekend op basis van cartridges met zwarte inkt of toner. Voor de Canon-printer kostte die 17 euro, voor de Brother 52,50. Het aantal haalbare afdrukken hangt af van de dekking; Canon en Brother geven daarvoor cijfers bij een dekking van 5 procent; de bedragen per font zijn daaruit herleid.

Overigens zijn er natuurlijk ook nog andere methoden om te besparen op het inktgebruik, zoals het gebruik van de zuinige printstand.

UNQUOTE

Je kan natuurlijk ook gewoon een Kyocera printer met een all-in servicecontract nemen.

Hier zijn alle kosten bij inbegrepen dus niet alleen maar de inkt maar ook de overige kosten die niet in dit onderzoek zijn meegenomen. Maar het goedkoopste is natuurlijk nog altijd gewoon minder printen!

Printers en multifunctionals moeten gemak bieden

Service multifunctional is het belangrijkst

Uit onderstaand onderzoek van Heliview/automatiseringsgids komen een aantal opmerkelijke zaken naar voren.

Het blijkt dat voor veel bedrijven die een multifunctional niet de prijs de bepalende factor is maar juist het gebruikersgemak. Dus niet de prijs of de afdruksnelheid maar de “geen gezeur” factor is doorslaggevend bij de aankoop.

De afweging die gemaakt wordt bij de keuze voor kopen of leasen van een multifunctional is dus gebaseerd op de bijbehorende service. Veel bedrijven vergeten echter dat ook bij het kopen van een multifunctional, van bijvoorbeeld Kyocera, er een all-in servicecontract afgesloten kan worden. U ontvangt dan precies dezelfde service als wanneer u voor een leasevorm kiest.

Dus is voor u de prijs toch een bepalende factor maar wilt u wel volledig onderhoud en garantie?
Vraag dan naar het gemak van een All-in servicecontract!

Multifunctional: gemak dient de mens 

Het belangrijkste aspect van multifunctionals, printers en kopieermachines is ­gebruikersgemak. Dat blijkt uit onderzoek dat Heliview begin dit jaar uitvoerde onder vestigingen met dergelijke apparatuur. 55 procent van de vestigingen noemde gebruikersgemak zeer belangrijk, en nog eens 39 procent noemde dat aspect belangrijk. De kosten bleven als criterium steken op respectievelijk 43 en 45 procent.

Er is een opmerkelijk verschil tussen bedrijven die leasen en die kopen. Bij de laatste voert 30 procent het prijsargument op als reden om te kopen. Bij huren/leasen noemt maar 10 procent de lagere kosten als reden. Huurders/leasers gaan vooral voor het gemak.

Hoewel de printermarkt zeer concurrerend is, heeft het voor leveranciers zin om te werken aan leverancierstrouw. Bijna een derde gunt opdrachten omdat men goede ervaringen heeft danwel al klant is. Prijs is maar voor één op de acht doorslaggevend, terwijl nog eens een op de tien gaat voor een goed aanbod danwel goede aanbieding.

Gebruiksgemak centraal

Bij de koop van multifunctionals, kopieermachines en printers hecht men het meeste belang aan gebruikersgemak, nog voor de kosten en de afdruksnelheid.

Kopers kijken vooral naar de kosten

Bedrijven die hun apparaten kopen, denken vooral dat dat goedkoper uitpakt dan leasen.

 Huurders gaan voor het (onderhouds)gemak

Het aantrekkelijkste punt van apparaten huren of leasen is niet de financiële kant van de zaak, maar dat men geen omkijken heeft naar het onderhoud.

 Vaste relatie

Bekendheid van en ervaring met de leverancier speelt een belangrijke rol bij de aanschaf.

 

 

Printen ook bij multifunctionals hoofdzaak

Bedrijven hechten vooral belang aan de print- en kopieerfunctie van hun multifunctional.

Lang niet alles nodig

De multifunctionals die bedrijven aanschaffen, gebruiken niet altijd alle functies die een multifunctional biedt.

Bron: Heliview, verschenen in Automatisering Gids nr. 46, 2008

 

Kleurenkopieerapparaat, voorkom teleurstelling

Veel bedrijven denken met de aanschaf van een kleuren kopieerapparaat een eigen drukkerij in huis te halen.

In de praktijk blijkt dan vaak dat de kosten en de kwaliteit toch tegen vallen. De afdrukken zijn niet zo mooi als die van de drukker. Dat kun je voorkomen door voor de aanschaf eerst een proefadruk te maken. Neem altijd uw eigen document mee en vraag of daar een afdruk van gemaakt kan worden zodat u kan beoordelen of dit is wat u wil.

Bij een kleurenkopieerapparaat onderscheiden we twee soorten:

- Business kleur
- Professioneel kleur 

Aan beiden hangt een zeer verschillend prijskaartje met bijbehorende afdrukkosten en natuurlijk kwaliteit.

Business kleur: de meest voorkomende in het betaalbare segment. De afdrukken zijn van prima kwaliteit maar niet te vergelijken met wat een drukker kan produceren. Voornamelijk bedoeld om fraaie offertes en andere zakelijke documenten mee te produceren. Kijk hier voor een voorbeeld van een betaalbaar kleuren kopieerapparaat met kleurafdrukken vanaf 4,9 ct.

Professioneel kleur: (Semi) professionele kopieerapparaat met dito prijskaartje. 10.000 euro of meer is eerder regel dan uitzondering. Vaak worden dit soort systemen geleverd met speciale (kleur)controllers om een zo constant mogelijk afdrukkwaliteit te behalen. Daardoor wordt het mogelijk om afdrukken te maken die gegarandeerd keer op keur exact dezelfde kleur rood bevatten.

Hetzelfde geldt in principe ook voor kleurenlaserprinters. Maak bij voorkeur altijd een proefadruk en informeer vooral ook naar de verbruikskosten. Het is niet voor niets dat je tegenwoordig voor 200 euro al een kleurenlaserprinter kunt kopen. De fabrikant verdient zijn geld namenlijk met de toners en onderhoudsmaterialen en niet met de verkoop van de kleurenlaserprinter!

5 tips om te besparen op printkosten

Betaald u niet te veel voor uw printer of kopieerapparaat?

De aanschafprijs is pas het topje van de ijsberg. Verreweg de grootste kosten zijn de printkosten. Goedkoop een leuke kleurenlaser kopen en dan schrikken van de prijs van nieuwe toners.

Waar let u op bij de aanschaf van een printer of kopieerapparaat?

• maximale printsnelheid?
• specificaties als resolutie, geheugen en papierbakken?
• aanschafprijs?
• kosten van toners en drums, energieverbruik?

Uit de praktijk blijkt dat over het laatste meestal niet wordt nagedacht. Die goedkope laserprinter blijkt opeens toners nodig te hebben van 350 euro en die gaan dan maar 1500 pagina’s mee. Ojee, er moeten nieuwe drums in en wat is een fuserunit nou weer?

Kosten, kosten, kosten. Zo kost een afdruk al gauw 25 – 30 cent per pagina. Veel fabrikanten subsidieren de verkoop van printers om vervolgens extra te verdienen aan de verbuiksmaterialen.

5 tips om te besparen op printkosten

Meet en controleer
Bijna ieder fabrikant levert software mee waarmee je kan zien hoeveel er afgedrukt wordt en door wie. Kleurenafdrukken zijn relatief veel duurder dan zwart-wit. Print liever eerst een zw/w testafdruk en controleer of die goed is. Doe dit zeker bij grote heoveelheden afdrukken!

Hou rekening met verbruikskosten
Niet de aanschafkosten maar de kosten voor toner en drum zijn bepalend voor de totaalkosten. Een goedkope kleurenlaserprinter die maar 1500 pagina’s afdrukt met een set toners is zo een stuk duurder dan een iets duurdere die 8000 pagina’s met zijn toners doet.

Stroomverbruik
Vaak staan printers en kopieerapparaten de hele dag aan omdat de gebruiker het niet prettig vindt om enkele seconden te wachten op zijn afdruk. Maar een gemiddeld kopieerapparaat verbruikt 2,5kilowatt. Gebruik daarom de energiespaarstand en bespaar zo op printkosten.

Standaardiseer
Hoe meer soorten printers, hoe groter de verscheidenheid aan toners en andere onderdelen. Gebruik zoveel mogelijk dezelfde printers zodat u niet later met een overschot aan waardeloze toners blijft zitten. Ook het beheer wordt veel gemakkelijker en uw ICT afdeling zal u dankbaar zijn.

Overweeg een vaste prijs per pagina
Sommige fabrikanten bieden de mogelijkheid om een vaste prijs per afdruk af te spreken. Hierin is vaak alles inbegrepen en is het risico van kosten voor storingen en onderhoud voor de fabrikant. Een telefoontje is meestal genoeg voor nieuwe toners of een onderhoudsmonteur.

Hoe wij u kunnen helpen

Besparen op afdrukkosten
Kyocera is een merk dat (kleuren) laserprinters en kopieerapparaten die iets duurder zijn in de aanschaf maar die veel en veel voordeliger zijn in het gebruik. Bij Kyocera betaald u een normale prijs voor een printer of kopieerapparaat maar bespaart u fors op onderhoud en de aanschaf van toners.

Betalen per afdruk
Een vaste prijs per afdruk. Daar is alles bij inbegrepen. Toner, service, garantie en alle verbruiksmaterialen. Alles behalve stroom, papier en nietjes. Ik hoor u al denken, jaja en dan nog de hoofdprijs betalen. Nee hoor, hoe klinkt 5 cent per kleurenafdruk all-in?

Afdrukkwaliteit en milieu
Een addertje onder het gras? is de afdrukkwaliteit wel goed? Nee, geen addertje en ja, prima afdrukkwaliteit. En het milieu? Kyocera besteed heel veel aandacht aan het milieu. Zo zijn de toners geen klein chemisch afval zoals bij de meeste merken en gaan de “kleinste” al minimaal 8000 afdrukken mee. Drums en fusers gaan vele malen langer mee dan bij andere merken. Dat scheelt een berg afval en het scheelt je fors in de portemonnee. En dan praat ik nog niet eens over het stroomverbuik dat gemiddeld 40 – 50 procent lager ligt. Met de huidige stroomprijzen een kopieerapparaat de hele dag aan kost een klein vermogen.

Nog niet overtuigd? Aterion is dealer van oa HP, Toshiba en Kyocera. Graag reken ik u voor hoeveel u kan besparen op printkosten met Kyocera. Bent u dan nog steeds niet overtuigd dan hebben wij nog altijd een HP, Toshiba of een ander merk. En dan wil ik natuurlijk ook graag de toners en ander zaken leveren